Zarządzenie Nr 98/25 Wójta Gminy Korytnica z dnia 10 czerwca 2025 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) w Urzędzie Gminy Korytnica

ZARZĄDZENIE Nr 98/25
WÓJTA GMINY KORYTNICA
z dnia 10 czerwca 2025  r.

w sprawie powołania Zespołu do spraw wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) w Urzędzie Gminy Korytnica

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 czerwca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm. ) zarządza się, co następuje:

§ 1. Powołuje się Zespół do spraw wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Gminy Korytnica (Urząd), zwany dalej „Zespołem” w następującym składzie:

1)      Edyta Kowalczyk - Sekretarz Gminy                           - Przewodnicząca Zespołu

2)      Ewelina Grzegorzewska – kancelaria, archiwista        - Członek Zespołu

3)      Artur Czarnacki – obsługa informatyczna Urzędu       - Członek Zespołu 

4)      Krzysztof Mikulski – Inspektor Ochrony Danych       - Członek Zespołu 

5)      Monika Wróbel – Skarbnik Gminy                              - Członek Zespołu

6)      Anna Panufnik – Kierownik USC, 

Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich                  - Członek Zespołu

7)   Sławomir Wantusiak – Kierownik Referatu 

Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej                            - Członek Zespołu

§ 2. Zadaniem Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD RP w Urzędzie Gminy Korytnica jest podjęcie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu prawidłowe wdrożenie systemu EZD RP, w szczególności:

1)      koordynacja prac przygotowawczych i wdrożeniowych;

2)      koordynacja szkoleń użytkowników w zakresie działania aplikacji oraz sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie EZD RP;

3)      zarządzanie systemem EZD RP w szczególności w zakresie konfiguracji,

4)      bieżąca współpraca z Wykonawcą systemu;

5)      koordynacja czynności mających na celu opracowanie i aktualizację dokumentacji (np. zarządzeń, instrukcji, procedur) niezbędnej do wdrożenia systemu EZD RP, określającej w szczególności:

a.       wewnętrzne procedury obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych,

b.      obsługę przesyłek wpływających,

c.       obsługę składu chronologicznego (w przypadku określenia wyjątków od systemu tradycyjnego), składu informatycznych nośników danych,

d.      postępowanie z korespondencją wewnętrzną,

e.       obsługę przesyłek wychodzących,

f.       postępowanie w przypadku awarii (systemu EZD RP, sieci teleinformatycznej, braku zasilania w energię elektryczną);

6)      współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych i pracownikami samodzielnych stanowisk pracy w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji czynności związanych z zarządzaniem dokumentacją;

7)      wnioskowanie o podjęcie innych koniecznych działań usprawniających postępowanie z dokumentem elektronicznym.

§ 3. Kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie odpowiadają za przebieg prac związanych z wdrażaniem systemu EZD RP w kierowanej komórce organizacyjnej i na stanowisku pracy. 

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Korytnica.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy

/-/ Grażyna Chrupek