biuletyn informacji publicznej
ZARZĄDZENIE NR 172/26
WÓJTA GMINY KORYTNICA
z dnia 28 maja 2026 r.
w sprawie wdrożenia systemu EZD RP jako narzędzia wspomagającego wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym oraz stosowania Instrukcji kancelaryjnej, Instrukcji archiwalnej i Jednolitego rzeczowego wykazu akt w Urzędzie Gminy Korytnica
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153 z późn. zm.) oraz na podstawie Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. W Urzędzie Gminy Korytnica, zwanym dalej „Urzędem”, czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu. 220
2. 2Dla wszystkich spraw rejestrowanych i prowadzonych od dnia 1 czerwca 2026 r. w systemie tradycyjnym, system EZD RP stanowi obligatoryjne wspomagające narzędzie informatyczne służące do:
1) rejestracji przesyłek wpływających, za wyjątkiem przesyłek określonych w § 3,
2) rejestracji przesyłek wychodzących,
3) przesyłania korespondencji wewnętrznej oraz udostępniania pism wewnątrz Urzędu,
4) prowadzenia spisów spraw i rejestrów kancelaryjnych, które są następnie drukowane i odkładane do właściwych teczek,
5) dekretacji pism, przenoszonej następnie na dokumenty papierowe w postaci dekretacji zastępczej,
6) powiązywania przesyłek wpływających z odpowiednimi sprawami założonymi pomocniczo w systemie EZD RP, w sposób odzwierciedlający przynależność dokumentów papierowych do właściwych akt spraw.
3. System EZD może być wykorzystywany jako wspomagające narzędzie informatyczne służące do akceptacji pism wytwarzanych w systemie tradycyjnym, w szczególności pism wysyłanych następnie do adresata w postaci elektronicznej. Treść akceptacji dokonanej
w systemie EZD jest następnie przenoszona na dokumenty papierowe.
§. 2. 1. Przesyłki adresowane do Urzędu podlegają rejestracji w systemie EZD RP z wyłączeniem przesyłek określonych w § 3.
2. Rejestracja przesyłek wpływających polega na nadaniu przesyłce unikatowego identyfikatora z rejestru przesyłek wpływających (RPW) oraz uzupełnieniu metadanych opisujących tę przesyłkę.
3. Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających do Urzędu, które nie są otwierane przez Kancelarię Urzędu:
1) przesyłki zawierające informacje niejawne,
2) przesyłki oznaczone jako „oferta”, „nabór”, składanych w kopertach, w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur, konkursów,
3) przesyłki adresowane imiennie opatrzone klauzulą „do rąk własnych”,
4) przesyłki sądowe adresowane imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie,
5) przesyłki adresowane imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie, bez dopisku „Urząd”,
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5 nie są otwierane przez Kancelarię Urzędu, o ile oznaczenie na kopercie pozwala na zidentyfikowanie zawartości przesyłki.
5. Przesyłki, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, rejestrowane są na podstawie danych znajdujących się na kopercie.
6. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, zobowiązany jest bezzwłocznie przekazać ją do kancelarii Urzędu, celem rejestracji.
§ 3. Rejestracji w EZD RP nie podlega dokumentacja:
a) dokumentacja rejestrowana w odrębnych systemach informatycznych, teleinformatycznych stosowanych w Urzędzie, dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw,
b) dokumentacja o charakterze kadrowo-płacowym,
c) zarządzenia Wójta,
d) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze,
e) oferty szkoleniowe i materiały reklamowe,
f) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty,
g) niezamówione przez Urząd przesyłki reklamowe,
h) inne nieposiadające cech dokumentu.
§ 4. 1. Przesyłki wpływające do Urzędu w postaci papierowej są skanowane, za wyjątkiem mających:
1) rozmiar strony większy niż A4,
2) liczbę stron większą niż 50,
3) nieczytelną treść,
4) postać inną niż papierowa (np. płyta CD, przedmiot)
5) postać lub formę niemożliwą do skanowania (np. dokument zszyty – np. akty notarialne),
6) dokumentacja projektowo-kosztorysowa.
2. W przypadku gdy przesyłkę stanowi plakat, ulotka skanowaniu podlega tylko pismo przewodnie.
3. W przypadku przesyłek określonych w § 2 ust. 3 pkt 1-5 skanuje się jedynie kopertę.
§ 5. Przesyłki wpływające, które zostały złożone osobiście bezpośrednio u pracownika należy przekazać do punktu kancelaryjnego w celu rejestracji w systemie EZD RP.
§ 6. Przesyłki wpływające nadesłane pocztą elektroniczną na adres służbowy pracownika, jeżeli podlegają obowiązkowi rejestracji w rejestrze pism wpływających, są rejestrowane
w systemie EZD RP bezpośrednio przez pracownika.
§. 7. 1. Dekretacji w systemie EZD do właściwej komórki organizacyjnej dokonuje Sekretarz Gminy bądź podczas jego nieobecności Wójt Gminy.
2. Całość korespondencji w formie papierowej, uprzednio zarejestrowanej w systemie EZD RP, przekazywana jest do Sekretarza Gminy bądź podczas jego nieobecności do Wójta Gminy celem dekretacji do właściwej komórki organizacyjnej lub stanowiska pracy (konkretnych pracowników).
3. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania kilku komórek organizacyjnych Urzędu, oryginał dokumentu przekazuje się komórce, wskazanej podczas dekretacji jako pierwszej (wiodącej), a pozostałym wskazanym w dekretacji przekazuje się kopię dokumentu.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych przyjmują sprawy poprzez przeglądanie korespondencji przekazanej do załatwienia w systemie EZD, dekretowanie przesyłek elektronicznie oraz w formie papierowej do pracowników merytorycznych.
§ 8. W celu przechowywania informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, tworzy się w Urzędzie Gminy Korytnica zbiór informatycznych nośników danych.
§ 9. 1. Traci moc Zarządzenie Nr 68/15 Wójta Gminy Korytnica z dnia 31 sierpnia 2015 r.
w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy w Korytnicy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), jako oprogramowania wspomagającego wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym.
2. Traci moc Zarządzenie Nr 101/25 Wójta Gminy Korytnica z dnia 23 czerwca 2025 r. zmieniające zarządzenie Nr 68/15 Wójta Gminy Korytnica z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy w Korytnicy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), jako oprogramowania wspomagającego wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym
§ 10. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 czerwca 2026 r.
Wójt
/-/ Grażyna Chrupek
